Informazioni sintetiche sui dati trattati attraverso il portale e l’assistente VìSì.
Nei moduli e nelle pratiche possono essere raccolti nome e cognome, e-mail, telefono, territorio, dati di annunci o prenotazioni, descrizioni di segnalazioni, conversazioni pertinenti, informazioni professionali e documenti, screenshot, immagini o video che l’utente sceglie di allegare o inviare.
Le domande rivolte a VìSì possono essere elaborate mediante sistemi di intelligenza artificiale quando la funzione è attiva. Il testo della domanda, il contesto recente della conversazione e contenuti pubblici pertinenti del portale possono essere trasmessi al servizio AI configurato per generare la risposta. Se il servizio AI non è disponibile, VìSì mantiene una modalità di continuità che consente comunque di orientarsi e aprire una pratica.
Prima dell’apertura della pratica evita di inserire nella chat dati personali non necessari. Non inviare password, PIN, codici OTP, codici di sicurezza o numeri completi di carte di pagamento.
Quando scegli di aprire una pratica, vengono richiesti nome e cognome, e-mail e numero di telefono. Questi recapiti servono per gestire la singola richiesta o segnalazione e per eventuali ricontatti necessari all’approfondimento. La trascrizione utile della conversazione, le risposte fornite nella checklist successiva all’apertura e gli allegati scelti dall’utente vengono associati al fascicolo della pratica e conservati nell’area non pubblica del sistema.
Il progetto VìSì Tag prevede che il QR fisico contenga soltanto un identificativo o token sicuro e non direttamente i dati personali o sanitari. Il QR può essere scansionato da chiunque, ma la scansione non deve rendere automaticamente pubblica l’intera scheda. Chi registra e amministra legittimamente il Tag deve poter scegliere, per ogni singolo dato, se renderlo pubblico dopo la scansione, riservato a personale accreditato oppure privato.
Nel profilo Emergency Tag possono essere previsti, su scelta dell’interessato o del soggetto legittimato, dati come nome, foto, contatti ICE, lingua, gruppo sanguigno, allergie, patologie, terapie o altre indicazioni utili. I dati sanitari non devono essere pubblici per impostazione predefinita. Se l’utente decide volontariamente di rendere pubblico un dato sanitario, l’interfaccia dovrà avvisare in modo chiaro che chiunque scansioni il QR potrà leggerlo e richiedere una scelta esplicita. Un dato inserito dall’utente deve restare distinto da un dato documentato o verificato e, quando opportuno, essere indicato come “dichiarato dal titolare”.
L’accesso riservato a personale accreditato è una funzione progettuale non ancora operativa. Prima dell’attivazione dovranno essere definiti e implementati identificazione, verifica effettiva della qualifica o appartenenza istituzionale, permessi coerenti con il ruolo, autenticazione robusta, scadenza/revoca dell’accreditamento, registrazione degli accessi, minimizzazione dei dati e relative basi giuridiche. Essere accreditati non comporterà automaticamente la visibilità di tutti i dati: il sistema dovrà restituire soltanto le informazioni autorizzate per lo specifico ruolo e livello di accesso.
La separazione tra dati pubblici, riservati e privati dovrà essere applicata lato server. I dati riservati o privati non devono essere inviati al browser pubblico per poi essere semplicemente nascosti mediante HTML, CSS o JavaScript. Per i minori o per persone assistite saranno necessarie regole specifiche su titolarità della gestione, autorizzazioni, minimizzazione e cessazione del rapporto di gestione.
Il produttore della targhetta fisica non deve ricevere il contenuto sanitario della scheda, i contatti ICE non necessari alla produzione o altri dati eccedenti. Per produrre e spedire il supporto dovranno essere trasferiti soltanto gli elementi necessari, come identificativo del Tag, QR/URL tecnico, modello, materiale, quantità e dati indispensabili alla consegna. Il controllo tecnico del QR prima della spedizione dovrà poter avvenire su una pagina di pre-attivazione senza esporre i dati personali definitivi.
Persistenza dei profili VìSì Tag, accesso accreditato, audit, retention, basi giuridiche definitive e procedure per l’esercizio dei diritti devono essere completati prima dell’attivazione reale del servizio con dati sanitari o accessi professionali.
Quando viene richiesto il controllo di un annuncio, Vacanze Sicure può associare alla pratica gli elementi strettamente pertinenti alla verifica, come URL dell’annuncio, recapito indicato nell’annuncio, CIN o altro identificativo applicabile, soggetto o struttura collegata quando accertati, data del controllo, fonti consultate, esito ed eventuali evidenze. Lo scopo è gestire la richiesta, documentare le verifiche effettuate, rilevare variazioni e, quando consentito, evitare la ripetizione inutile di controlli già svolti.
Se una richiesta successiva riguarda lo stesso annuncio o recapito, il sistema può riconoscere l’esistenza di uno storico. Questo non comporta la pubblicazione automatica dei dati personali contenuti nella pratica. Prima di riutilizzare un esito devono essere valutate freschezza, esattezza e variazioni intervenute; il rapporto consegnato deve distinguere ciò che è stato ricontrollato da ciò che deriva da evidenze precedenti ancora pertinenti.
I criteri definitivi di base giuridica, durata della conservazione, eventuale pseudonimizzazione o uso di impronte tecniche per il matching, accessi autorizzati e cancellazione/rettifica devono essere formalizzati nell’informativa definitiva prima dell’attivazione su larga scala. Vacanze Sicure applica i principi di limitazione della finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e sicurezza.
Il modulo “Manda le foto della tua vacanza” consente di inviare volontariamente foto e brevi video insieme a nome, e-mail, località, periodo, eventuale preferenza per il credito e un breve racconto. I file vengono inizialmente conservati in un’area non pubblica e non diventano automaticamente contenuti del sito.
Prima dell’invio viene richiesta una dichiarazione/autorizzazione espressa: chi invia dichiara di avere i diritti necessari sui contenuti e, quando sono riconoscibili altre persone, di avere il consenso necessario; per i minori deve essere disponibile l’autorizzazione di chi esercita la responsabilità genitoriale. L’autorizzazione consente a Vacanze Sicure di selezionare, adattare graficamente, pubblicare e riutilizzare gratuitamente e in modo non esclusivo i contenuti scelti sul sito, sui canali social e nei materiali informativi e promozionali del progetto. L’invio non garantisce la pubblicazione.
I contenuti non selezionati restano soggetti alle regole di conservazione della fase pilota e dovranno essere inclusi nella definizione definitiva dei tempi di conservazione. Per richieste relative a privacy, contenuti pubblicati o esercizio dei diritti è disponibile l’indirizzo privacy@vacanzesicure.online.
Se scegli il percorso “Problema tecnico / suggerimento”, oltre al testo e agli allegati possono essere registrati alcuni dati tecnici minimizzati necessari alla diagnosi: pagina di origine, identificativo del browser/user agent, piattaforma dichiarata dal browser, lingua, dimensioni della finestra e dello schermo e fuso orario. Questi dati servono a riprodurre e correggere il problema. VìSì non accede a password, file non selezionati dall’utente o contenuti esterni alla conversazione.
Una pratica appena creata viene inizialmente registrata come ricevuta e inserita in una coda di assegnazione. Categoria, priorità e tempo-obiettivo servono a organizzare l’attività della Centrale; non costituiscono da soli una decisione definitiva sul caso. Un operatore autorizzato può successivamente prendere in carico la pratica e, quando necessario, utilizzare i recapiti forniti per richiedere informazioni ulteriori.
I dati vengono utilizzati per fornire assistenza, gestire richieste di verifica, segnalazioni, pratiche, candidature, test tecnici, contributi fotografici/video e contatti con Vacanze Sicure. I recapiti raccolti per una pratica o per l’invio di contenuti non sono destinati automaticamente a pubblicità, promozioni o newsletter.
VìSì è uno strumento di assistenza e orientamento. Una risposta automatica, una segnalazione o l’individuazione di un’anomalia non equivalgono all’accertamento di fatti illeciti e non sostituiscono le verifiche umane, i professionisti o le autorità competenti quando necessarie.
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